Introduktion
Hvad er noter?
Noter er en ny funktion, hvor teams kan registrere vigtige oplysninger direkte på ruter.
De gør det nemt at dokumentere driftsbeslutninger, afvigelser eller opdateringer på en struktureret og gennemsigtig måde, så intet går tabt.
Noter kan være Internal (kun synlige for din organisation) eller Shared (delt med jeres samarbejdspartnere i leverancekæden).
Hvad kan du gøre med noter?
Tilføje noter direkte på ruter fra flere sider i TMS'et.
Vælge mellem hurtignoter (Quick Notes) for hurtigere og ensartede noter.
Se, hvem der har oprettet eller redigeret hver note, og hvornår.
Styre, hvem der kan se noterne (Internal eller Shared).
Redigere eller slette noter efter behov.
Hvor finder du noter?
Rute List
Aktivér noter i Rute List ved at klikke på indstillingsikonet.
Vælg Edit columns, og aktivér kolonnen Notes.
Når du har gemt, vises en ekstra kolonne med noter.
Kolonnen viser antallet af noter på ruten eller "No notes", hvis der ikke er tilføjet nogen noter til ruten.
Live Tracking
Klik på den pågældende rute under Live Tracking.
Der åbner et panel, hvor du kan se og administrere noter.
Rute Details
Klik på en rute for at åbne den.
De tilhørende noter står i sidepanelet til venstre.
Rute Timelines
Aktivér kolonnen Notes på samme måde som i Rute List (Settings → Edit Columns).
Noterne vises, når du har gemt visningen.
Distribution Center
Åbn det relevante distributionscenter.
Du kan se kolonnen Notes ud for hver rute.
Sådan tilføjer du en note
Åbn den rute, du vil opdatere.
Klik på "Add Note".
Vælg en hurtignote i rullemenuen (valgfrit).
Tilføj flere detaljer i fritekstfeltet, hvis det er nødvendigt.
Vælg synlighed:
a. Internal: Kun din organisation kan se den.
b. Shared: Synlig for alle samarbejdspartnere i leverancekæden, der er involveret i ruten.Gem
Du kan også tilføje en note fra alle de listesider, der er nævnt ovenfor.
Du skal blot klikke på linket Notes (der viser enten "Add Note" eller antallet af noter). Så åbner et sidepanel, hvor du hurtigt kan tilføje en ny note uden at forlade siden.
Noterne sorteres automatisk fra nyeste til ældste.
Når du holder musen over dato og tidspunkt i en note, kan du se:
Hvem der har oprettet den, og hvornår
Hvem der sidst har redigeret den, og hvornår
Sådan hjælper hurtignoter dig med at være konsekvent
Hurtignoter hjælper dig med at tilføje noter hurtigere og mere ensartet ved at tilbyde foruddefinerede årsager:
Hurtignoter er foruddefineret af din organisation.
Brugere med de rette rettigheder kan administrere hurtignoter via Organization Settings.
Hvis du redigerer en hurtignote, påvirker det kun fremtidige noter. Noter, der allerede er oprettet, forbliver uændrede.
Eksempel på en hurtignote:
Hvem kan redigere eller slette noter?
Den bruger, der har oprettet noten.
Alle medlemmer af den organisation, der ejer noten (hvis de har de rette rettigheder)
Muligheder for synlighed
Når du tilføjer en note, kan du angive dens synlighed som:
Internal: Kun din organisation kan se noten.
Shared: Noten er synlig for alle organisationer, der er en del af leverancekæden (fx vognmænd, underleverandører, logistikudbydere).
Vigtigt:
Hvis du tilføjer en delt note og derefter tildeler ruten til en ny organisation, er noten kun synlig for de organisationer, der allerede var involveret, da noten blev oprettet.
Hvis din organisation er den eneste i leverancekæden, kan du kun oprette interne noter.
Rettigheder
Adgangen til noter styres af bestemte brugerrettigheder:
View Notes: Giver brugerne mulighed for at se noter, der er knyttet til ruter
View Quick Notes: Giver brugerne mulighed for at se, hvilke hurtignoter der findes
Create Notes: Giver brugerne mulighed for at tilføje nye noter til ruter.
Delete Notes: Giver brugerne mulighed for at slette noter, som de selv eller deres organisation har oprettet.
Edit Notes: Giver brugerne mulighed for at redigere noter, som de selv eller deres organisation har oprettet.
Edit Quick Notes: Giver brugerne mulighed for at oprette, redigere eller slette hurtignoter i Organization Settings.
Din administrator eller organisationsansvarlige kan tildele disse rettigheder ud fra brugernes roller og behov.
Bemærk: Du skal have rettighed til at se hurtignoter for at kunne bruge dem, når du tilføjer en note.
Best Practices
Hold hurtignoter korte og præcise. Brug korte betegnelser som "Chauffør forsinket ved afhentning", "Trafik på ruten", "Forsinkelse i plukning" eller "Forkert brug af Driver-appen", og brug derefter notens tekstfelt til at give detaljeret kontekst.
Brug hurtignoter til at standardisere kommentarer og forbedre rapporteringen. Find de mest almindelige driftsproblemer ved at trække statistik på hurtignoter, og gå i dybden pr. vognmand eller chauffør for at følge tendenser, forbedre performance og mindske fejl.
Styr rettighederne for at sikre ensartethed. Giv relevante brugere ret til at oprette noter, og begræns redigering eller sletning til bestemte roller. Lad kun administratorer eller ejere redigere hurtignoter for at bevare standardiseringen.
Brug noter som en del af jeres afregningsproces. Dokumentér hændelser og afvigelser på ruten som noter for at understøtte beslutninger om betaling. Del noterne med jeres vognmænd for gennemsigtighed. Ved månedens udgang hjælper noterne med at forklare forsinkelser eller forskelle mellem planlagte og faktiske estimater, så I ikke skal være afhængige af regneark, falmede erindringer eller håndskrevne noter.
Brug hurtignoter, når det er muligt, for at arbejde hurtigt og effektivt. Brug tastaturet (tab og enter) til at skifte hurtigere mellem felterne og hurtigt tilføje en ny note. Begynd at skrive i feltet til hurtignoter for kun at vise de relevante hurtignoter i rullemenuen.
FAQ
Kan noter bruges til ordrer eller regelsæt?
Ikke endnu. I første omgang gælder noter kun for ruter, men en udvidelse er planlagt.
Kan chaufførerne se noterne?
Nej. Noter er kun til intern deling og deling mellem organisationer.
Kan jeg tagge brugere i noter?
Ikke endnu. Tagging af brugere kommer i en fremtidig version.